W ramach procedury rozeznania rynku Departament Rozwoju Kapitału Ludzkiego Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości zaprasza do złożenia oferty, zawierającej oszacowanie kosztu usług organizacji konferencji i warsztatów szkoleniowych w ramach projektu systemowego „Kapitał ludzki jako element wartości przedsiębiorstwa”, finansowanego ze środków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w ramach Poddziałania 2.1.3.

       I. Konferencja (usługa I)

Planowane spotkanie będzie miało miejsce w Warszawie,  w dniu 5 lub 10 listopada 2015 r., w Warszawie. W spotkaniu będzie uczestniczyć max. 150 osób.

Zakres planowanego zamówienia obejmuje:

1. Zapewnienie 2 sal wraz z wyposażeniem w hotelu, centrum konferencyjnym lub innym obiekcie, spełniającym standardy budynku klasy A, o standardzie hotelu min. 3*, spełniających następujące wymogi;

a)      obiekt w którym zapewnione będą sale musi być zlokalizowana max. 25 min. drogi komunikacją miejską od głównego dworca kolejowego w danym mieście,

b)      sale powinny pomieścić w ustawieniu teatralnym krzeseł: podczas sesji plenarnej minimum 150 osób i 2 ścieżek tematycznych po ok. 80 osób

c)      sale muszą być dostępne dla osób niepełnosprawnych,

d)     sale muszą spełniać wymogi bezpieczeństwa, akustyczne, oświetleniowe,

e)      sale muszą posiadać zaplecze sanitarne oraz szatnię, a także sprawną klimatyzację,

f)       sale muszą być odpowiednio oznakowane przez Wykonawcę, w sposób ustalony z Zamawiającym, zgodnie z systemem wizualizacji projektu systemowego „Kapitał ludzki jako element wartości przedsiębiorstwa”,

g)      sale muszą mieć dostęp do Internetu, (ii).

h)      w każdej sali musi znajdować się mównica, min. 3 fotele, 2 stoliki kawowe (niskie), odpowiednia liczba krzeseł zgodnie z liczbą uczestników, a także projektor multimedialny, ekran, sprzęt nagłaśniający (w tym 1 mikrofon dla każdej osoby siedzącej na fotelach) oraz tabliczki z imieniem i nazwiskiem prelegentów (tzw. koziołki).

i)        Wykonawca zapewni łatwo dostępne oraz dobrze oznakowane szatnie (wraz z obsługą) oraz toalety dla uczestników Konferencji

2. zaangażowanie ekspertów, wskazanych przez PARP (min. 5);

3. zaangażowanie moderatorów, wskazanych przez PARP
(min. 2 );

4. rekrutacja uczestników konferencji oraz druk zaproszeń zgodnie ze wzorem wskazanym przez Zamawiającego i  przygotowanie elektronicznej wersji zaproszenia;

5. obsługa fotograficzna;

6. obsługa recepcji i rejestracja gości oraz obsługa recepcji i rejestracja mediów na konferencję prasową;

7. wykonanie plastikowych identyfikatorów/etui na program Konferencji oraz długopisów, druk podręczników;

8. zorganizowanie poczęstunku dla uczestników konferencji, zgodnie z poniższym menu i dostarczenie stolików koktajlowych o następujących parametrach: fi 82cm, h 110cm z elastycznymi pokrowcami w kolorze białym. Liczba stolików koktajlowych będzie odpowiednia do liczby gości); 

Menu

„Przerwa kawowa” non stop dla wszystkich uczestników konferencji: herbata i kawa z ekspresu wysoko ciśnieniowego, mleko, cukier, napoje zimne, w tym woda gazowana i niegazowana oraz soki owocowe, ciastka – w liczbie odpowiadającej liczbie gości. Poczęstunki będą serwowane w formie szwedzkiego stołu.

Zestaw obiadowy: 6 przekąsek zimnych, 2 przekąski ciepłe i 3 desery, świeże owoce, soki owocowe, woda mineralna gazowana i niegazowana, herbata i kawa z ekspresu wysokociśnieniowego. Menu powinno odpowiadać liczbie przewidzianych gości.

9. zapewnienie transmisji internetowej na żywo (STREAMING LIVE) (długość  max. 45 min. z zachowaniem poniższych parametrów:

  1. rozdzielczość transmitowanego obrazu co najmniej 640x360px (proporcja 16:9).
  2. bitrate obrazu co najmniej 400 kb/s
  3. dźwięk stereo, bitrate co najmniej 96 kb/s
  4. obsługa min. 1000 połączeń (internautów jednocześnie oglądających transmisję)
  5. wykonawca zapewni własne łącze internetowe do przesyłania sygnału

oraz zapis transmitowanego materiału w jakości co najmniej HD (1280x720), z zachowaniem poniższych parametrów:
a.    rozdzielczość obrazu: 1280x720 px (HD 720) – chyba że Zamawiający określił inaczej,
b.    spełnione wytyczne serwisu YouTube https://support.google.com/youtube/answer/1722171?hl=pl&ref_topic=2888648

10.  zapewnienie sali w tym samym obiekcie i organizacja oraz obsługa techniczna konferencji prasowej, w tym:

  1. W jednej ze wskazanych w pkt. 1 sal zostanie zorganizowana konferencja prasowa. Wykonawca zapewni aranżację powierzchni na potrzeby konferencji prasowej, dla liczby mediów zgłoszonych na  konferencję +20%. Na Sali zostanie ustawiony stół prezydialny dla 4 osób, pokrytym pokrowcami elastycznymi w kolorze czarnym lub szarym. Wykonawca odpowiedzialny będzie za ustawienie ruchomych przesłon na sali dostosowujących ją wielkością do wymogów konferencji prasowej.
  2. Rekrutacja przynajmniej 10 dziennikarzy na konferencję prasową, w tym przygotowanie i wystosowanie do mediów (w porozumieniu z Zamawiającym) informacji –zaproszenia do wzięcia udziału w konferencji, rejestracja mediów w dniu konferencji.
  3. Obsługa fotograficzna konferencji prasowej.

    II. Warsztaty szkoleniowe dla przedstawicieli przedsiębiorstw (usługa II)

Organizacja techniczna i obsługa logistyczna warsztatów szkoleniowych dla użytkowników zainteresowanych wdrożeniem NKL w przedsiębiorstwach/organizacja pozarządowych/administracji.

Liczba warsztatów – 15

Czas trwania – każdy warsztat 8 godzin lekcyjnych w dni powszednie

Lokalizacja – największe miasta Polski. Warsztaty odbędą się jednokrotnie m.in. w Białymstoku, Gdyni, Krakowie, Katowicach, Rzeszowie, Wrocławiu, Bydgoszczy, Kielcach, Poznaniu, Łodzi, Częstochowie, Zielonej Górze, Olsztynie oraz dwukrotnie w Warszawie do dnia 15 listopada 2015 r.

Zakres planowanego zamówienia obejmuje:

1)      rekrutacja uczestników spotkań, i udział min. 150 uczestników we wszystkich warsztatach (z jednego przedsiębiorstwa/organizacji pozarządowej/administracji w warsztacie będzie mogło wziąć udział maksymalnie dwóch przedstawicieli) oraz wprowadzenie wszystkich danych osób uczestniczących w warsztatach do arkusza kalkulacyjnego Podsystemu Monitorowania EFS (tzw. PEFS),

2)     zapewnienie wynagrodzenia ekspertów zewnętrznych zaproszonych przez Zamawiającego (1 osoba/1 warsztat szkoleniowy),

3)     każdorazowo przygotowanie materiałów i prezentacji na warsztaty na podstawie prezentacji, programu i innych materiałów dostarczonych przez Zamawiającego,

4)     przygotowanie zaproszeń do udziału w warsztatach, skierowanych do uczestników,

5)     każdorazowo zapewnienie obsługi organizacyjnej każdego spotkania:

  1. zorganizowanie recepcji i zapewnienia jej sprawnej obsługi,
  2. przygotowanie list obecności,
  3. dystrybucja oraz zebranie ankiety ewaluacyjnej,
  4. umieszczenie przed każdym warsztatem na wszystkich komputerach plików z Narzędziem Pomiaru Kapitału Ludzkiego przekazanych przez Zamawiającego,

6)        zapewnienie cateringu wraz z obsługą wskazanych wydarzeń:

a)      zakąski zimne - minimum 2 rodzaje kanapek i 2 rodzaje sałatek,

b)      desery - minimum 2 rodzaje wyrobów cukierniczych i 2 rodzaje owoców,

c)      serwis kawowy - świeżo parzona kawa, mleko do kawy, herbata w torebkach (różne smaki), cytryna, cukier, woda mineralna gazowana i niegazowana, minimum 2 rodzaje soków owocowych (100%). Serwis kawowy będzie dostępny dla uczestników warsztatów szkoleniowych przed rozpoczęciem oraz w trakcie przerw,

d)     ciepły bufet (obiad dwudaniowy),

7)        zapewnienie sal na warsztaty wyposażonych w komputery (Pakiet Ms Office z Excelem i Accesem) z dostępem do Internetu, ławki i krzesła w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników plus ekspert.

Oferty cenowe, wraz ze wskazaniem kosztów obu usług (warsztatów i konferencji) oraz kosztów jednostkowych poszczególnych zadań,  prosimy przesłać w wersji elektronicznej na adres:nkl@parp.gov.pl, do 06 lipca 2015 r. do godz. 12.30, w formularzu tabeli, stanowiącej załącznik do niniejszego zapytania.

Załącznik pobierz plik

Przedstawione zapytanie nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.


Opublikowano: 02.07.2015 14:18      Utworzono: 02.07.2015 14:18      Poprawiono: 20.11.2016 05:50     
Modyfikujący:      Udostępniający: Grażyna Czerwińska     Autor dokumentu: Grażyna Czerwińska